5 mẹo giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày

10H50 10-08-2023 By Đào Nguyễn Trân Châu

Đây là một bài viết dài được viết nhằm cung cấp cho bạn những lời khuyên và gợi ý để làm việc hiệu quả hơn trong cuộc sống hàng ngày của mình. EAMGROUP hy vọng rằng những mẹo này sẽ giúp bạn tăng năng suất và đạt thành công trong công việc và cuộc sống cá nhân.1. Lập kế hoạch trước và ưu tiên công việcTrong cuộc sống hiện đại, chúng ta thường phải đối mặt với rất nhiều yêu cầu và trách nhiệm. Điều này khiến việc quản lý thời gian trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Hãy thử áp dụng các mẹo sau đây để làm việc hiệu quả hơn.

1.1 Tạo danh sách công việc hàng ngàyTạo một danh sách công việc hàng ngày là một trong những mẹo quan trọng nhất để làm việc hiệu quả. Ghi lại tất cả những gì bạn cần hoàn thành trong ngày và ưu tiên công việc quan trọng nhất. Điều này giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót.1.2 Xác định thời gian tốt nhất để làm việcMỗi người có thời gian tốt nhất để làm việc hiệu quả. Một số người sáng sớm, trong khi những người khác lại làm việc tốt hơn vào buổi chiều. Hãy xác định thời điểm mà bạn có năng lượng và tinh thần cao nhất để hoàn thành công việc quan trọng. Tận dụng khoảng thời gian này để tối đa hóa năng suất.1.3 Ưu tiên công việc quan trọngTrong danh sách công việc của bạn, hãy ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất. Những mục tiêu này thường liên quan đến sự phát triển cá nhân, tiến bộ trong công việc, hoặc xử lý các vấn đề khẩn cấp. Bằng cách làm việc trước những nhiệm vụ quan trọng, bạn có thể đảm bảo rằng công việc được hoàn thành kịp thời và hiệu quả.1.4 Sử dụng các công cụ hỗ trợCông nghệ đã đem lại sự tiện ích lớn cho việc quản lý thời gian và công việc. Hãy sử dụng các công cụ như ứng dụng quản lý thời gian, bộ lịch điện tử, hoặc công cụ quản lý dự án để giúp bạn theo dõi và tổ chức công việc một cách hiệu quả nhất.1.5 Làm một việc mỗi lầnĐể tăng năng suất, hãy tập trung vào từng nhiệm vụ một khi bạn bắt đầu làm việc. Tránh xao lạc và phân tâm bằng việc làm nhiều công việc cùng một lúc. Thay vì phân tán sự tập trung, hãy hoàn thành một nhiệm vụ trước khi chuyển sang việc tiếp theo. Điều này giúp bạn duy trì tinh thần cao và tiết kiệm thời gian.2. Quản lý thời gian hiệu quảQuản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng để làm việc hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn quản lý thời gian một cách thông minh và hiệu quả.

2.1 Xác định và loại bỏ những kẹt xe thời gianTrong quá trình làm việc, chúng ta thường gặp phải những kẹt xe thời gian gây trở ngại cho sự tiến triển của công việc. Điều quan trọng là xác định những yếu tố gây khó khăn và loại bỏ chúng. Có thể là việc trì hoãn, chi tiêu thời gian vô ích hoặc việc không có kế hoạch rõ ràng. Tìm ra nguyên nhân gây kẹt xe và tìm cách khắc phục để tăng năng suất.2.2 Sử dụng kỹ thuật PomodoroKỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian phổ biến giúp tăng cường sự tập trung và năng suất. Theo phương pháp này, bạn chia công việc thành các khối nhỏ và làm việc trong từng chu kỳ 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Sau khi hoàn thành 4 chu kỳ, bạn có một khoảng nghỉ dài 15-30 phút. Kỹ thuật này giúp bạn duy trì sự tập trung cao và ngăn chặn sự mệt mỏi.2.3 Đặt hạn chế thời gian cho mỗi nhiệm vụĐể tránh việc dành quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể, hãy đặt một khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành nó. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc và tránh việc lãng phí thời gian không cần thiết. Nếu bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian đã định, hãy xem xét xem có cách nào để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.2.4 Sử dụng các phương pháp quản lý thời gianCó rất nhiều phương pháp quản lý thời gian khác nhau mà bạn có thể áp dụng để tăng cường hiệu suất làm việc. Ví dụ như phương pháp Eisenhower, phương pháp 80/20 hoặc phương pháp để lại và làm sau. Hãy khám phá và tìm ra phương pháp quản lý thời gian phù hợp với bạn và áp dụng nó vào cuộc sống hàng ngày của mình.2.5 Học cách từ chối và ủy thác công việcĐôi khi, để làm việc hiệu quả, bạn cần biết từ chối và ủy thác công việc. Đừng muốn làm tất cả mọi thứ một mình vì điều này có thể làm bạn quá tải và giảm hiệu suất làm việc. Hãy xem xét những nhiệm vụ không cần thiết hoặc không phù hợp với vai trò của bạn và từ chối chúng. Đồng thời, hãy tìm những người đồng nghiệp hoặc nguồn lực khác để ủy thác công việc. Điều này giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và tăng cường sự hiệu quả.3. Tạo kế hoạch làm việc thông minhViệc tạo kế hoạch làm việc thông minh giúp bạn tổ chức công việc một cách hợp lý và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tạo kế hoạch làm việc thông minh.

3.1 Xác định mục tiêu và ưu tiên hóa công việcTrước khi bắt đầu một ngày làm việc, hãy xác định rõ mục tiêu và ưu tiên hóa công việc của bạn. Điều này giúp bạn biết được những gì quan trọng nhất cần hoàn thành và tập trung vào chúng. Sử dụng các phương pháp như sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, ghi chú danh sách công việc hoặc sử dụng các công cụ quản lý nhiệm vụ để giúp bạn tổ chức công việc một cách rõ ràng.3.2 Phân chia công việc thành từng giai đoạnĐể làm việc hiệu quả, hãy phân chia công việc lớn thành các giai đoạn nhỏ hơn và đặt mục tiêu hoàn thành từng giai đoạn một cách cụ thể. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về quá trình làm việc và tạo động lực để tiến xa hơn. Hãy đặt một mục tiêu nhỏ và khám phá hướng tiếp theo sau khi hoàn thành mỗi giai đoạn.3.3 Sử dụng công cụ và ứng dụng quản lý công việcCó rất nhiều công cụ và ứng dụng quản lý công việc hữu ích giúp bạn tạo kế hoạch làm việc một cách thông minh. Ví dụ như Todoist, Trello, Asana hoặc Google Keep. Hãy tìm hiểu và sử dụng công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn để tăng cường khả năng quản lý công việc và tiết kiệm thời gian.3.4 Định thời gian cho từng nhiệm vụTrong quá trình tạo kế hoạch làm việc, hãy định thời gian cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và giúp bạn thực hiện theo kế hoạch. Đặt một khoảng thời gian hợp lý và cố gắng tuân thủ nó. Đồng thời, hãy để lại một khoảng thời gian dự phòng cho các công việc không định trước hoặc sự cố có thể xảy ra.4. Tập trung vào công việcĐể làm việc hiệu quả, tập trung là yếu tố quan trọng. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tập trung vào công việc.

4.1 Loại bỏ những xao nhãngTránh những xao nhãng như điện thoại di động, mạng xã hội hoặc email khi bạn cần tập trung vào công việc. Tắt thông báo và giới hạn thời gian sử dụng các thiết bị điện tử không liên quan trong suốt thời gian làm việc. Tạo ra một môi trường làm việc yên tĩnh và không có xao lạc để tăng cường khả năng tập trung của bạn.4.2 Sử dụng âm nhạc tập trungÂm nhạc có thể giúp tạo môi trường làm việc tốt hơn và tăng cường sự tập trung. Hãy thử sử dụng âm nhạc tập trung hoặc âm thanh tự nhiên như tiếng mưa, tiếng sóng biển để tạo ra không gian làm việc yên tĩnh và tập trung.5. Sử dụng thời gian hiệu quảSử dụng thời gian là một kỹ năng quan trọng để làm việc hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả.

5.1 Đặt mục tiêu thời gianTrước khi bắt đầu một nhiệm vụ, hãy đặt một mục tiêu thời gian cụ thể cho nó. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về thời gian cần thiết và tạo động lực để hoàn thành công việc trong khung thời gian đã định.5.2 Sử dụng nguyên tắc 80/20Nguyên tắc 80/20 (Pareto) cho rằng 80% kết quả được đạt được từ 20% công việc. Hãy xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách công việc của bạn và ưu tiên chúng. Tập trung vào những nhiệm vụ mang lại hiệu quả cao nhất và đóng góp lớn nhất cho mục tiêu của bạn.5.3 Sử dụng kỹ thuật Eat the FrogKỹ thuật Eat the Frog đề xuất việc hoàn thành nhiệm vụ khó nhất hoặc quan trọng nhất vào ban đầu ngày làm việc. Bằng cách làm điều này, bạn có thể loại bỏ áp lực và căng thẳng trong quá trình làm việc và có thể tập trung vào công việc khác sau đó một cách dễ dàng hơn.5.4 Hạn chế các cuộc họp không cần thiếtCác cuộc họp không cần thiết có thể làm mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Hãy xem xét kỹ lưỡng về mục đích và ý nghĩa của mỗi cuộc họp và từ chối hoặc rút gọn các cuộc họp không cần thiết. Nếu có thể, thay thế bằng các phương thức giao tiếp khác như email hay cuộc trò chuyện trực tuyến để tiết kiệm thời gian.5.5 Đừng quên nghỉ ngơi và tái tạo năng lượngNghỉ ngơi và tái tạo năng lượng là quan trọng để duy trì sự hiệu suất làm việc. Hãy đảm bảo bạn có đủ thời gian nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ và cân nhắc việc thực hiện các hoạt động tái tạo năng lượng như tập thể dục, đi dạo ngoài trời, hoặc thực hiện các hoạt động thú vị khác mà bạn thích.Kết luậnĐể làm việc hiệu quả, hãy biết từ chối và ủy thác công việc không cần thiết, tạo kế hoạch làm việc thông minh, tập trung vào công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Áp dụng những nguyên tắc và phương pháp trên có thể giúp bạn tăng cường hiệu suất và đạt được kết quả tốt trong công việc của mình.

Chương trình ưu đãi cho bạn